Praxis: E-Mail-Archivierung:
Elektronische Post richtig archivieren
Über eine – mehr oder weniger – vernünftige Datensicherungslösung verfügt heute jedes Unternehmen. Anders sieht die Lage häufig bei der elektronischen Post aus. Doch der laxe Umgang mit E-Mail-Archivierung kann massive rechtliche und finanzielle Folgen haben. Daher ist der Einsatz von E-Mail-Archivierungslösungen kein Luxus, sondern ein »Muss«.
Viele Wege führen zum Verlust von E-Mails. Schwillt beispielsweise die PST-Datei eines Outlook-Benutzers (vor Version 2007) mal wieder über 2 GByte an, sind alle Nachrichten futsch. Neben Unzulänglichkeiten der Software vernichtet auch der Anwender gerne selbst durch unüberlegte Löschaktionen eigentlich wichtige Mitteilungen.
Ein Gedächtnis wie ein Elefant muss eine E-Mail-Archivierungslösung haben. Nachrichten sollten noch nach Jahren schnell auffindbar sein.
Verlorene Nachrichten sind dabei mehr als nur ein Ärgernis für den Anwender. Sie können auch rechtliche Konsequenzen bedeuten. Die »Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) etwa schreiben Betrieben vor, dass sie elektronisch gesicherte Unternehmensdaten längerfristig aufbewahren müssen.
Das Problem mit den GDPdU ist dabei allerdings, dass es keine klaren Formulierungen und Vorschriften gibt, was die Unternehmen tatsächlich aufbewahren müssen und wie lange. Um sich auf sicherem Terrain zu bewegen hilft den Betrieben daher nur eins: Im Zweifelsfalle alles aufheben.
Keine zentrale Ablage für E-Mails
Die elektronischen Office-Dokumente haben die IT-Verantwortlichen heute weitgehend im Griff. Auch ohne besondere Archive landen alle Dokumente früher oder später auf irgendeinem Band oder einer wie auch immer gearteten Datensicherung.
Sollte der Steuerprüfer gezielt nach Unterlagen verlangen, müsste die IT-Abteilung dann die Suche nach der Nadel im Heuhaufen starten. Immerhin könnten die Verantwortlichen wenigstens davon ausgehen, dass die zu suchende Nadel überhaupt existiert.
Ganz anders sieht das jedoch bei der E-Mail aus. Viele, besonders kleinere, Unternehmen halten die E-Mails ihrer Mitarbeiter nicht einmal auf einem eigenen Mail-Server vor. Sobald der Benutzer die neuen Nachrichten auf seinen E-Mail-Client heruntergeladen hat, verschwinden sie vom lokalen Server oder dem Server des Internet-Service-Providers und sind dann der Willkür des Benutzers ausgeliefert.
Auch Installationen mit einer zentralen Mail-Speicherung gehen sehr lax mit der elektronischen Post um. Häufig werden die Benutzer von ihrem IT-Verantwortlichen sogar direkt aufgefordert, alte Nachrichten zu löschen, damit nicht die Platte des Mailservers überläuft.
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